Die Verwaltungsvertreter wiesen darauf hin, dass die papiergebundene Versendung von Kontoauszügen ein Service der Finanzämter sei, der angesichts der elektronisch zur Verfügung stehenden Möglichkeiten eingestellt werde. Über das Verfahren ELSTER bestehe bereits seit geraumer Zeit die Möglichkeit einer elektronischen Steuerkontoabfrage, die zudem aktuellere Ergebnisse liefere als ein papiergebundener Kontoauszug. Um eine Steuerkontoabfrage mittels ELSTER durchzuführen, sei es zunächst notwendig, eine Berechtigung hierfür zu erlangen. Der komfortabelste Weg hierfür sei die Nutzung der Vollmachtsdatenbank. Bereits drei Tage nach der elektronischen Übermittlung der Vollmacht bestünde die Möglichkeit der Steuerkontoabfrage mittels ELSTER. Alternativ bestehe (noch) die Möglichkeit der Rechteerlangung über eine Legitimationsdatenbank. Allerdings handele es sich hier um ein Altverfahren, das nicht zukunftssicher sei. Weitere Informationen hierzu sind verfügbar unter
www.elster.de/elsterweb/infoseite/steuerberatung

Aufgrund des Wandels von der Belegvorlagepflicht zur Belegvorhaltepflicht durch das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vom 18. Juli 2016, BGBl I S. 1679 (StModernG) bestehen derzeit Unsicherheiten im Umgang mit Belegen. Viele Angehörige der steuerberatenden Berufe sehen sich mit dem Problem konfrontiert, einen Steuerfall nicht in einem Schritt abschließen zu können, da ggf. vorgehaltene Belege auf Anforderung des Finanzamts nachzureichen sind.

Ab Mitte 2023 sollen mit dem Projekt RABE („Referenzierung auf Belege“) die Arbeitsabläufe sowohl auf Seiten des Steuerbürgers und seiner Berater als auch auf Seiten des Finanzamts optimiert werden. Es ist vorgesehen, bereits beim Erstellen der Steuererklärung Belege mit dieser zu verknüpfen und der Steuerverwaltung für einen späteren, sachverhaltsbezogenen Abruf aus der Sphäre des Steuerbürgers und seiner Berater heraus zugreifbar zu machen. Die Datenhaltung soll hierbei über Datenbanken erfolgen, die von Betreibern, wie DATEV, Adisson oder Smartsteuer bereitgestellt werden (externe Datenhaltung) und über ein Netzwerk seitens der Finanzverwaltung erreichbar sind.

Ferner soll es durch das Projekt NACHDIGAL („Nachlieferung digital“) bereits voraussichtlich ab Ende 2020 möglich sein, digitale Anhänge, wie z.B. eingescannte Belege an das Finanzamt zu übermitteln. Dabei soll die Möglichkeit eröffnet werden, elektronische Dateianhänge über Programme von u.a. DATEV und „Mein ELSTER“ und „Elster Rich Client“ (ERiC) als Datenart „Sonstige Nachrichten“ zu übermitteln und den Bearbeitern im Finanzamt zur Verfügung zu stellen.

Zugunsten einer höchstmöglichen Sicherheit ist bei den genannten Projekten zur Übermittlung von Anhängen und Belegen nur das Format „PDF“ vorgesehen. Inwiefern ggf. zukünftig weitere Dateitypen zugelassen werden, muss aufgrund tiefgreifender Analysen eruiert werden.

Um in der Zwischenzeit den Belegaustausch auf ein Minimum zu reduzieren und unnötige Beleganforderungen und Rückfragen durch den Bearbeiter im Finanzamt zu vermeiden und so einen, im Interesse aller Beteiligten liegenden, schnelleren Abschluss des Steuerfalles zu erzielen, bittet die Finanzverwaltung darum, die in der Steuererklärung dargelegten Sachverhalte möglichst vollständig, konkret und aussagekräftig in den Erklärungsvordrucken einzutragen. Für eine aussagekräftige Darstellung ist es erforderlich eine möglichst detailreiche Bezeichnung des Sachverhalts zu wählen und den Betrag leicht nachprüfbar zu beziffern. Eine gut nachvollziehbare Sachverhaltsdarstellung erfordert also, dass der Inhalt der geltend gemachten Maßnahme hinreichend konkretisiert wird. Nicht aussagekräftig wäre zum Beispiel „Reparatur 800 Euro“, aussagekräftig wäre hingegen: „26.06.2016: Lohnanteil Reparatur Heizung (Heizungsbau GmbH) 800 Euro“. Weiterhin empfiehlt es sich, die in der Steuererklärung geltend gemachten Sachverhalte (z.B. Werbungskosten, Spenden) nicht als Gesamtsumme, sondern als Einzelpositionen durch Nutzung der in ELSTER vorgesehenen (optionalen) Aufschlüsselungsmöglichkeiten zu den einzelnen Kennzahlen (sog. Mehrzeilenindex) anzugeben.

Bei der Erstellung von Einkommensteuer-, Umsatzsteuer und Gewerbesteuerbescheiden wird ein Risikomanagementsystem eingesetzt. Damit soll insbesondere erreicht werden, dass sich die Finanzämter auf die Bearbeitung tatsächlich prüfungsbedürftiger Fälle konzentrieren. Die einem Steuerfall zu widmende Bearbeitungsintensität wird am jeweiligen individuellen Risikogehalt ausgerichtet. Bei dem Risikomanagement handelt es sich um ein regelbasiertes Aussteuerungsverfahren, bei dem die Daten der Steuererklärung mit Hilfe eines bundeseinheitlichen Risikofilters analysiert und geprüft wurden. Der Risikofilter weist auf prüfungsbedürftige Sachhalte hin, die personell zu prüfen sind. Unabhängig davon hat der Bearbeiter die Möglichkeit, einen Steuerfall zur personellen Prüfung vorzumerken. Außerdem muss damit gerechnet werden, dass ein Fall ungeachtet eines eventuell bestehenden Risikos per Zufallsauswahl ausgesteuert wird. Dies ist erforderlich, da es aus Rechtsstaatsgesichtspunkten zur Präventivwirkung ein angemessenes Entdeckungsrisiko bei unvollständigen oder unzutreffenden Steuererklärungen geben muss. In Fällen der Zufallsauswahl sind nicht nur die ausgegebenen fachlichen Hinweise zu bearbeiten, sondern der gesamte Fall wird personell geprüft. Dies kann auch zu Rückfragen und weiteren Beleganforderungen führen. Es sind dabei indes auch die Prinzipien der Verhältnismäßigkeit, Gleichmäßigkeit und Rechtmäßigkeit der Besteuerung zu beachten.
 

Mein ELSTER bietet die Möglichkeit verschiedene Fragebogentypen, wie den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung / Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit oder Beteiligung an einer Personengesellschaft/ -gemeinschaft“ und den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung / Gründung einer Kapitalgesellschaft bzw. Genossenschaft“ elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln.

Um eine unnötige zeitliche Verzögerung bei der Bearbeitung von Neuaufnahmefällen, z.B. durch eine manuelle Datenerfassung im Finanzamt zu vermeiden, appelliert die Finanzverwaltung an die Steuerbürger und deren steuerlich beratende Vertreter die bereits bestehenden technischen Erleichterungen zu nutzen und die über Mein ELSTER derzeit angebotenen Fragebogentypen rege zu verwenden. Bei einer bereits in Mein ELSTER erfolgten Authentifizierung kann der Fragebogen ohne Umstände, z.B. ohne Portokosten, elektronisch an das Finanzamt übersandt werden. Bei einer elektronischen Übermittlung sind lediglich die in dem über Mein ELSTER bereitgestellten Formular vorgesehenen Eingabefelder mit den erforderlichen Angaben zu befüllen und dieses sodann elektronisch abzusenden. Hierbei ist insbesondere das Einscannen eines händisch unterschriebenen Papierformulars nicht erforderlich. Das Angebot der Fragebögen zur steuerlichen Erfassung in Mein ELSTER wird fortlaufend erweitert.

Im Zuge der Digitalisierung und Modernisierung des Besteuerungsverfahrens (StModernG) wird zudem auf einen Erlass einer Rechtsverordnung zur sukzessiven Umsetzung der Übermittlungsverpflichtung für Fragebögen gem. § 138 Abs. 1b AO hingewirkt. Falls dennoch Fragebögen zur steuerlichen Erfassung in Papierform eingereicht werden sollten, wird darum gebeten, beim Ausfüllen der Vordrucke bei handschriftlichen Eintragungen die Feldeinteilungen der Formulare einzuhalten und in Druckbuchstaben zu schreiben, auf die Verwendung von (Firmen-) Stempeln, z.B. zur Eintragung von Adressen zu verzichten, und leere Felder nicht durchzustreichen, auszunullen oder mit sonstigen Vermerken auszufüllen, da die eingesetzte Scan-Software derartige Eintragungen nicht auslesen und die Daten nicht für Folgeanwendungen zur Verfügung stellen kann.

Da aufgrund der neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (u.a. Einführung der Kassen-Nachschau zum 01.01.2018) in besonderem Maße ein Bedürfnis an Rechtsklarheit und Aufklärung besteht, hat die OFD Frankfurt die folgenden Informationsschreiben erarbeitet, die im Wesentlichen die Gesetzeslage und Verwaltungsanweisungen für Steuerpflichtige und deren Berater zusammenstellen und zitieren:

•    Informationsverfügung zum Kassenschutzgesetz allgemein: „Informationen zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung“ (Rundvfg. vom 28.09.2018 – S 0316 A – 010 – St 3a, ofix: Bp/134, JURIS: FMNR2ff310018)

•    Kassennachschau-Merkblatt