Besonderheiten bei der Registrierung auf der Steuerberaterplattform

Nachdem das besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach (beSt) nunmehr ein Jahr in Betrieb ist, möchten wir die sich im Laufe des letzten Jahres gestellten Fragen bei Spezialfällen zusammenfassend darstellen:

A. Registrierungspflicht
Nach § 86c Abs. 1 StBerG sind alle Mitglieder der StBKn verpflichtet, sich bei der Steuerberaterplattform mit dem für sie eingerichteten Nutzerkonto zu registrieren und das beSt zu aktivieren. Die Nutzergruppen lassen sich in gesetzlich Verpflichtete und faktisch Verpflichtete sowie freiwillige Nutzer einteilen:

gesetzlich Verpflichtete:

  • Steuerberater und Steuerbevollmächtigte,
  • anerkannte Berufsausübungsgesellschaften (BAG),
  • Rechtsanwälte oder andere Angehörige eines Freien Berufs, die Mitglieder des Geschäftsführungsorgans einer anerkannten Berufsausübungsgesellschaft sind,
  • nicht anerkannte Berufsausübungsgesellschaften nach § 76c Abs. 2 StBerG.

faktisch Verpflichtete:

  • Rechtsanwälte oder andere Angehörige eines Freien Berufs, die Mitglieder des Geschäftsführungsorgans einer nicht anerkennungspflichtigen Berufsausübungsgesellschaft sind.
  • Steuerberater, die Mitglieder der StBK A sind und gleichzeitig als Geschäftsführungsorgan einer anerkannten Berufsausübungsgesellschaft im Kammerbezirk B eingetragen sind. Diese haben sich bereits in ihrer jeweiligen StBK A registriert und benötigen ggf. einen zweiten Registrierungscode zur Freischaltung des Gesellschaftspostfachs.

Es besteht für diese die faktische Registrierungspflicht, um für das besondere elektronische Steuerberaterpostfach ihrer Berufsausübungsgesellschaft Nachrichten versenden zu können.

Freiwillige:
Darüber hinaus besteht auf Antrag die Möglichkeit der Registrierung auch für:

  • Jede im Berufsregister eingetragene weitere Beratungsstelle einer Kanzlei oder Berufsausübungsgesellschaft. Eine Verpflichtung besteht aber nicht. Der Antrag kann bei der regionalen StBK gestellt werden.

B. benötigte Daten
Damit eine eindeutige und sichere Identifizierung erfolgen kann, sind vollständige und richtige Daten essentiell.

Für die Registrierung sind nötig:

  • Vollständige Adressdaten im Berufsregister

Insbesondere wird die Übereinstimmung folgender Daten des Online-Ausweises (über die AusweisApp) mit den Daten im Berufsregister geprüft:

  • Vorname (mindestens ein Vorname muss vollständig übereinstimmen),
  • Nachname (vollständige Übereinstimmung ohne Bindestriche und Titel),
  • Geburtsdatum (vollständige Übereinstimmung)

C. Sonderfälle
Folgende Sonderfälle gibt es:

1. Geburtsdatum von Rechtsanwälten
In einigen Fällen ist für berufsfremde Personen, insbesondere Rechtsanwälte, als Mitglieder des Geschäftsführungsorgans einer Berufsausübungsgesellschaft im Berufsregister noch kein Geburtsdatum erfasst. Dies ist zwingend erforderlich, um eine sichere Identifizierung der Person im Rahmen der Registrierung vornehmen zu können. Ein Musteranschreiben sowie ein Formular zur Anfrage der Geburtsdaten dieser Personen wurde mit dem Rundschreiben 136/2023 zur Verfügung gestellt. Dies kann gerne genutzt und bei Bedarf individuell angepasst werden.

2. Zwei Registrierungsbriefe erforderlich
Zur Freischaltung eines Gesellschaftspostfachs einer anerkannten Berufsausübungsgesellschaft (BAG) sind zwei Registrierungsbriefe mit zwei Registrierungscodes erforderlich, wenn die BAG und eine vertretungsberechtigte Person der BAG in verschiedenen Kammerbezirken ansässig sind. Hintergrund ist, dass jede StBK ihren eigenen hoheitlicher Datenbestand hat. Das persönliche beSt der natürlichen Person bleibt hiervon unberührt.

Bitte beachten Sie, dass in diesen Fällen bei Postrückläufern die im Adressfeld genannte StBK (Kammerbezirk der vertretungsberechtigten Person) von der StBK im Fließtext (Kammerbezirk der BAG selbst) abweicht. Der Rückläufer wird daher von der BStBK – mit der Bitte um Korrektur der Adresse – an die im Fließtext genannte StBK gesendet.

3. Aus Rechtsgründen kein Personalausweis, aber gleichwertige Möglichkeit
Für Personen, die aus Rechtsgründen nicht in der Lage sind, den deutschen Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion zu erhalten, kann die ldentifizierung bei der Steuerberaterplattform auch durch ein „gleichwertiges Verfahren“ mit einem anderen ldentifizierungsmittel erfolgen. Gleichwertige Verfahren sind der elektronische Identitätsnachweis mit einer eID-Karte nach § 12 des eID-Karte-Gesetzes (elDKG) für Bürger aus Mitgliedstaaten der Europäischen Union und Angehörige des Europäischen Wirtschaftsraums sowie der elektronische Identitätsnachweis mit einem elektronischen Aufenthaltstitel nach § 78 Abs. 5 des Aufenthaltsgesetzes (AufenthG) für Bürgerinnen und Bürger aus Drittstaaten.

4. Weder Personalausweis noch andere gleichwertige Identifizierungsmöglichkeit
Ausschließlich Personen mit der Staatsangehörigkeit aus Drittstaaten (Nicht-EU-Staat/Nicht-EWR-Vertragsstaat), die ihren Aufenthalt nicht in Deutschland haben (also z. B. in der Schweiz; Vereinigtes Königreich) steht als Ausnahmeregelung die ldentifizierung in Form der notariellen Beglaubigung offen. Diese Personen können über die BStBK ein entsprechendes Formular erhalten und dieses nach erfolgter notarieller Beglaubigung im Original an die BStBK zurücksenden.

D. Monatliche Auswertungen
Seit August 2023 erhalten alle StBKn monatlich von der DATEV eG Listen übersandt, die die noch nicht registrierten Personen eines Kammerbezirk aufzeigen sollen. Da dies insbesondere bei danach angeschriebenen Doppelbändern (StB und RA) zu Irritationen führte, wurden diese Listen angepasst. Sie zeigen nunmehr die Inhaber der nicht aktivierten Postfächer:

Übermittelt werden nun jeweils zwei getrennte Excel-Tabellen:

  • Postfächer natürlicher Personen, deren Postfächer nicht aktiviert sind. (Hierbei handelt es sich ausschließlich um Steuerberater und Steuerbevollmächtigte, die Mitglied in der jeweiligen Kammer sind.)
  • Postfächer von Berufsausübungsgesellschaften.

Der begleitenden E-Mail wurde bezüglich der Postfächer von Berufsausübungsgesellschaften der folgende Passus beigefügt:

„Soweit eine Berufsausübungsgesellschaft ihr Postfach noch nicht aktiviert hat, obliegt es ihr dafür Sorge zu tragen, dass sich mindestens ein Geschäftsführer bzw. ein Mitglied des Geschäftsführungsorgans auf der Steuerberaterplattform registriert und das Postfach der Gesellschaft aktiviert.
Bitte beachten Sie, dass aus dem Postfach der Gesellschaft nur solche Geschäftsführer bzw. Mitglieder des Geschäftsführungsorgans Nachrichten versenden können, die auf der Steuerberaterplattform registriert sind.“

Auf diese Weise wird vermieden, dass Rechtsanwälte oder Steuerberater, die nicht Mitglied, aber für das Postfach einer in der jeweiligen StBK geführten BAG versandberechtigt sind, in den Listen erscheinen. Stattdessen kann die StBK die BAG auf die ausstehende Aktivierung des Gesellschaftspostfachs und die ggf. bestehende indirekte Registrierungspflicht der Geschäftsführer/Mitglieder des Geschäftsführungsorgans hinweisen.