Die Pflicht zur eigenverantwortlichen Berufsausübung in der digitalen Welt
Steuerberater sind gem. § 57 Abs. 1 StBerG, § 3 BOStB zur eigenverantwortlichen Berufsausübung verpflichtet. Sie üben ihre Tätigkeit in eigener Verantwortung aus, bilden sich ihr Urteil selbst und treffen ihre Entscheidungen selbstständig.
Gem. § 3 Abs. 3 BOStB haben Steuerberater dafür Sorge zu tragen, dass durch ihre Zeichnungsrechte die Eigenverantwortlichkeit gewahrt bleibt. Die wesentliche - also rechtserhebliche - Korrespondenz müssen Steuerberater persönlich unterschreiben.
So weit, so gut. Doch wie sieht es mit der Eigenverantwortlichkeit aus, wenn es an einer Unterschrift fehlt und rein digital kommuniziert wird?
Beispiel 1: Elektronischer Einspruch
Ein nichtberufsangehöriger Mitarbeiter bereitet einen Einspruch vor, der dann elektronisch eingereicht werden soll.
Die Vorstandsabteilung Berufsrecht/Berufsaufsicht der StBK Hessen hat sich mit dieser Frage befasst und festgestellt, dass es eines grundsätzlich geregelten Freigabeprozesses bedarf, mit dem nachweisbar dokumentiert wird, dass ein Berufsträger den vorbereiteten Einspruch geprüft und zum Versand freigegeben hat. Wie dies zu dokumentieren ist, ist eine Frage der Organisation und muss kanzleiintern festgelegt werden.
Wird ein Einspruch per E-Mail (alternativ: per Elster-Portal) eingelegt, hält es die Abteilung für unzulässig, dass ein nichtberufsangehöriger Mitarbeiter mit dem Zusatz „i.A. Name Mitarbeiter“ den Einspruch versendet. Selbst wenn die E-Mail nach vorheriger Freigabe durch den Berufsangehörigen von einem Mitarbeiter versendet wird, ist die Signatur des verantwortlichen Berufsangehörigen zu verwenden. Grundsätzlich wird empfohlen, dass der Berufsträger den Einspruch selbst per E-Mail versendet. Diese Grundsätze gelten auch für sonstige elektronische Übermittlungen.
Beispiel 2: Versenden von Nachrichten über das beSt
Für den Nachrichtenversand aus dem beSt bedarf es einer Authentifizierung mittels Online-Ausweis. Damit wird sichergestellt, dass nur der Inhaber des beSt die Nachricht versenden kann.
Im Vergleich zur üblichen Papier-Unterschriftsmappe ändert sich nicht viel. Die Schreiben und Unterlagen können komplett von Kanzleimitarbeitern vorbereitet werden. Lediglich der Sendevorgang muss persönlich vom Berufsangehörigen angestoßen werden, da die Legitimation durch den Personalausweis die eigenhändige Unterschrift des Steuerberaters ersetzt. Die Weitergabe des Personalausweises an Mitarbeiter zum Nachrichtenversand ist unzulässig.
Weitere Informationen zur „Digitalen Unterschriftenmappe“ finden Sie hier.
Für Empfang, Öffnen, Speichern und weitere Bearbeitung von Nachrichten in beSt ist übrigens kein Personalausweis erforderlich, sodass diese Tätigkeiten mit einem entsprechenden Berechtigungskonzept von den Mitarbeitern der Kanzlei erledigt werden können.
Zusammenfassend ist also festzuhalten, dass auch im Rahmen digitaler Kommunikation dem Erfordernis der Eigenverantwortlichkeit Rechnung zu tragen ist und der Steuerberater stets in der Lage sein muss, nachzuweisen, dass er ein rechtserhebliches Schreiben verantwortet hat.