Neue Vollmachtsdatenbank ab 1. Juni 2026 - moderner, schneller, komfortabler & wichtige Praxishinweise für Kanzleien
Die von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) betriebene Vollmachtsdatenbank ist umfassend technisch modernisiert worden und hat ab dem 1. Juni 2026 eine vollständig neue Benutzeroberfläche erhalten. Die Anwendung wurde von Grund auf neu aufgesetzt, um die Nutzung im Kanzleialltag noch effizienter, übersichtlicher und verlässlicher zu gestalten.
Mit der neuen Vollmachtsdatenbank profitieren Nutzerinnen und Nutzer von einem modernen Design, klareren Strukturen und schnelleren Wegen zu den wichtigsten Funktionen. Zugleich sorgt die technische Überarbeitung für eine spürbar bessere Performance und stabilere Abläufe. Optimierte Such- und Filtermöglichkeiten, eine verbesserte Übersicht über Vollmachten und Berechtigungen sowie eine barriereärmere Gestaltung erleichtern die tägliche Arbeit zusätzlich.
Zu den Neuerungen zählt insbesondere eine noch bessere Transparenz bei der Bearbeitung von Vollmachten. In der Kategorie „Fehler/Meldungen“ erkennen Nutzerinnen und Nutzer auf einen Blick, aus welchem Grund eine Vollmacht vollständig abgelehnt wurde oder warum einzelne Steuernummern nicht gespeichert werden konnten. Dadurch lassen sich fehlerhafte oder unvollständige Vorgänge schneller identifizieren, zielgerichteter prüfen und ohne Umwege korrigieren. Das reduziert Rückfragen, erleichtert die Nachbearbeitung und unterstützt einen effizienteren Arbeitsablauf in der Kanzlei.
Neu ist außerdem das „Löschprotokoll“ im Bereich Kanzleiverwaltung. Berufsträgerinnen und Berufsträger erhalten damit eine häufig nachgefragte Auswertungsmöglichkeit: Für einen frei wählbaren Zeitraum kann eine CSV-Datei heruntergeladen werden, in der alle in diesem Zeitraum gelöschten Vollmachten dokumentiert sind. Die Auswertung enthält dabei auch Angaben dazu, wann die Löschung erfolgt ist und durch welchen angemeldeten Nutzer sie vorgenommen wurde. Das schafft mehr Transparenz, verbessert die Nachvollziehbarkeit von Änderungen und unterstützt eine verlässliche interne Dokumentation.
Datenschutz und Datensicherheit haben dabei weiterhin höchste Priorität. Mit der Modernisierung wurde die Grundlage für künftige Weiterentwicklungen geschaffen. So bleibt die Vollmachtsdatenbank auch langfristig ein verlässlicher Baustein digitaler Kanzleiprozesse.
Bewährte Funktionen und die hohe Servicequalität bleiben selbstverständlich erhalten. Bestehende Vollmachten und Einstellungen werden übernommen, sodass Nutzerinnen und Nutzer nahtlos mit der modernisierten Anwendung weiterarbeiten können.
Ergänzend wurde ein neues Hilfecenter eingerichtet, das Informationen und Unterstützung rund um die VDB bündelt:
https://hilfe.bstbk-vollmachtsdatenbank.de/.
WICHTIGE Praxishinweise zur elektronischen Bescheidbekanntgabe nach § 122a AO
Zum 1. Juni 2026 ist zudem der zwischen der BStBK und der Finanzverwaltung abgestimmte Prozess freigeschalten worden zur Umsetzung der Regelungen zur elektronischen Bescheidbekanntgabe nach § 122a AO (DIVA III) in der VDB.
Für Vollmachten mit postalischer Bekanntgabe, die vor dem 29. April 2026 angelegt wurden (Bestandsvollmachten), wurde am 1. Juni 2026 der Bescheidbekanntgabeweg zurückgesetzt. Grund dafür ist die Änderung des § 122a AO. Für diese Vollmachten wird eine bewusste Entscheidung des Steuerberaters über den Bekanntgabeweg (elektronisch oder postalisch) abgefragt.
Die wirksame Umstellung des Bescheidbekanntgabewegs ist seit dem 1. Juni 2026 möglich. Dieser Stichtag markiert lediglich den Beginn der Umstellungsmöglichkeit. Die aktive Aussage zum gewünschten Bekanntgabeweg ist bis zum Jahresende 2026 vorzunehmen.
In den Fällen, in denen noch keine Aussage getroffen wurde, aber Bekanntgaben erzeugt werden, geht die Finanzverwaltung aufgrund der fehlenden Information zur sog. DIVA-Teilnahme von einem postalischen Bekanntgabe aus.
Vollmachten, die mit einer DIVA-Teilnahme versehen wurden, ermöglichen nach der Einarbeitung im jeweiligen Steuerkonto bereits heute eine elektronische Bekanntgabe (nicht erst ab 1. Januar.2027). An dieser Vorgehensweise ändert sich für Nutzer der K-VDB auch in 2027 nichts.
Vom vorgenannten Reset sind nur Vollmachten betroffen, die eine Empfangsvollmacht für Bescheide beinhalten (vgl. Kreuz in Zeile 17/18 des amtlichen Vollmachtmusters). Reine Vertretungsvollmachten ohne Empfangsvollmachten wurden nicht zurückgesetzt. Dementsprechend ist hier keine Aktion durch die Nutzer der K-VDB erforderlich. Generell gilt, dass es nur bei einer aktiven Empfangsvollmacht zu einer elektronischen Bekanntgabe kommen kann.