Die Nichtaktivierung des beSt sowie die unterlassene Verlängerung des Zertifikates können schwerwiegende Folgen haben! – Urteil des BFH vom 25. November 2025, VIII R 2/25
Steuerberater müssen sich auf der Steuerberaterplattform registrieren (§ 86c Abs. 1 StBerG) und dort ihr persönliches besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach (beSt) aktivieren. Weiterhin bestimmt die Regelung des § 86d Abs. 6 StBerG, dass der Inhaber des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs verpflichtet ist, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Steuerberaterpostfach zur Kenntnis zu nehmen
Derzeit sind bei zahlreichen Steuerberatern und Steuerberaterinnen im Kammerbezirk die Zertifikate zu ihren beSt-Postfächern abgelaufen und müssen verlängert werden. Wird die Verlängerung des Zertifikates unterlassen, ist das beSt für Kommunikationspartner nicht mehr adressierbar und der Steuerberater / die Steuerberaterin kann mittels des beSt keine Schriftstücke versenden.
Wird gegen diese o.g. berufsrechtlichen Pflichten verstoßen, kann dies schmerzliche Folgen haben. Dies verdeutlicht das Urteil des Bundesfinanzhofes vom 25. November 2025 (VIII R II/25). Der BFH entschied, dass die Regelung des § 52d S. 2 FGO auch dann anzuwenden ist, wenn ein Steuerberater sich oder einen Angehörigen vor dem Finanzgericht vertritt bzw. eine finanzgerichtliche Klage als Privatperson erhebt, ohne hierbei auf seine Bestellung als Steuerberater hinzuweisen. Auch in diesen Fällen ist der Kläger verpflichtet, die in eigener Sache erhobenen Klagen in elektronischer Form zu übersenden. Der Formverstoß (im entschiedenen Fall wurde die Klage per Brief und Telefax eingelegt) führe zur Unwirksamkeit der Prozesshandlung und schließe damit insbesondere die Wahrung der Klagefrist aus. Der BFH folgt damit einem statusbezogenen Verständnis der Norm des § 52d S. 2 FGO. Die Pflicht zur Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr besteht somit unabhängig von dem Kontext des Tätigwerdens, also auch bei einem Auftreten als Privatperson. Die BStBK und verschiedene Finanzgerichte (u.a. FG Hessen vom 10. Oktober 2024, Az. 10 K1032/23) hatten die Norm des § 52d S.2 FGO bisher rollenbezogen verstanden. Danach wäre eine Nutzungspflicht nur dann anzunehmen, wenn der Berufsträger auch als solcher in Erscheinung tritt. Mit seinem statusbezogenen Verständnis folgt der BFH, wie er in den Urteilsgründen ausführt, der Auffassung anderer Bundesgerichte zur Auslegung der dem § 52d S. 1 und 2 FGO vergleichbaren Vorschriften anderer Prozessordnungen (§ 130d ZPO, Beschluss des BGH vom 4. April 2024, I ZB 64/23; § 55d VwGO, Beschluss des Bundesverwaltungsgerichts vom 15. November 2024, 11 VR 9.24; § 46g S. 1 ArbGG, diverse Beschlüsse des Bundesarbeitsgerichts vom 21. September 2023).
Nach Auffassung des BFH spricht für ein statusbezogenes Verständnis der Norm der Wortlaut und der Sinn und Zweck des § 52d FGO. Die professionellen Verfahrensbevollmächtigten würden darin nicht in ihrer Rolle angesprochen, sondern in ihrer abstrakten Eigenschaft als Rechtsanwalt bzw. vertretungsberechtigte Person. Die Regelung habe genauso wie § 130d ZPO zum Ziel, den elektronischen Rechtsverkehr zu etablieren. Der Gesetzgeber habe die Nutzungspflicht damit gerechtfertigt, dass selbst bei freiwilliger Bereitschaft einer Mehrheit der Verfahrensbevollmächtigten zur Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr die Nichtnutzung durch eine qualifizierte Minderheit immer noch zu erheblichen Druck- und Scanaufwänden bei den Gerichten und anderen Verfahrensbeteiligen führen würde, welche die Vorteile des elektronischen Rechtsverkehrs nutzen wollen. Sofern man die Nutzungspflicht von dem konkreten Auftreten im finanzgerichtlichen Verfahren abhängig machen wollte, liefe dies laut BFH auf eine Freiwilligkeit der Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs hinaus, wenn der Berufsträger in eigenen Angelegenheiten oder als Vertreter eines Angehörigen tätig wird.
Mit der Nutzungspflicht auch in diesen Fällen sieht der BFH keine unzumutbare Erschwerung des Zugangs zu den Finanzgerichten. Softwaretechnische Vorkehrungen, um Zugriffs- und Leserechte von Kanzleimitarbeitern bei Klagen in eigener Sache einzuschränken, bedeuteten zwar möglicherweise einen Mehraufwand für den einzelnen Steuerberater. Dieser Aufwand sei jedoch nicht unzumutbar in der Weise, dass hierdurch der finanzgerichtliche Rechtsschutz faktisch unmöglich gemacht werde. Nach dem gesetzlichen Regelungszusammenhang (§ 86d StBerG, § 16 Abs. 3 StBPPV) sei nur der Steuerberater zur Nutzung seines beSt berechtigt. Er dürfe zwar Lesezugriffe einräumen, sei dazu aber nicht verpflichtet. Dokumente elektronisch versenden dürfe allein der Postfachinhaber. Soweit der Steuerberater sich aus Gründen der Kanzleiorganisation für die Einräumung von Lesezugriffen entscheide und er diese Vorteile nutze, sei es ihm auch zuzumuten, im Gegenzug die Nachteile in Gestalt des Risikos, dass private Nachrichten gelesen werden können, in Kauf zu nehmen. Insoweit verweist der BFH darauf, dass der Postfachinhaber gemäß § 16 Abs. 3 StBPPV die Zugangsberechtigungen für das beSt jederzeit aufheben oder einschränken könne. Als Ausweg für die Problematik weist der BFH weiterhin darauf hin, dass § 52d FGO lediglich die Übermittlung von Schriftsätzen etc. als elektronisches Dokument vorsehe, jedoch die Wahl, welcher sichere Übermittlungsweg genutzt wird, nicht vorschreibe. Somit stünden auch die weiteren sicheren Übermittlungswege nach § 52a Abs. 4 FGO (z.B. elektronisches Bürgerpostfach, eBO) zur Verfügung.
Die Entscheidung des BFH ist durchaus streng, lehnt sich jedoch an die Entscheidungen anderer Bundesgerichte zu den dortigen Verfahrensordnungen an. Alle Steuerberater und Steuerberaterinnen sollten sich daher auf die unbedingte Nutzungspflicht in gerichtlichen Verfahren einstellen und ihr beSt-Zertifikat, sofern abgelaufen, verlängern und – sofern noch immer nicht geschehen – das beSt aktivieren. Grundsätzlich sollte es dem beruflichen Selbstverständnis eines jeden Steuerberaters entsprechen, dass er jederzeit in der Lage ist, nicht nur die Interessen der Mandanten, sondern auch die eigenen Interessen vor den Finanzgerichten erfolgversprechend wahrnehmen zu können. Hieran fehlt es, wenn bereits die Klageschrift nicht formwirksam eingereicht werden könnte, da die technischen Voraussetzungen hierfür nicht vorgehalten werden. Erst im Bedarfsfall eines sich anbahnenden Klageverfahrens für diese zu sorgen, wäre berufsrechtlich unzulässig und in praktischer Hinsicht sehr riskant.