Das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt): Zertifikatswechsel und Berufspflicht

Das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt) wird dem Berufsstand seit dem 1. Januar 2023 für eine sichere elektronische Kommunikation von der Bundessteuerberaterkammer zur Verfügung gestellt.

Um ein beSt-Postfach zu aktivieren, müssen im Self-Service der Steuerberaterplattform die jeweiligen Postfachzertifikate erzeugt werden. Das Zertifikat ist der elektronische Schlüssel für das jeweilige Postfach und notwendig, um die Postfächer anschließend in die Software einzubinden und das beSt nutzen zu können.

Warum ein Zertifikatswechsel?
Auch wenn es lästig ist: Aus Sicherheitsgründen ist das Zertifikat nur für einen begrenzten Zeitraum gültig und muss nach Ablauf der Frist erneuert werden, damit das Postfach weiter genutzt werden kann.

Für viele Nutzer steht nun zwei Jahre nach der Einführung des beSt der erste Zertifikatswechsel an. Zur verbesserten Nutzerfreundlichkeit haben wir uns erfolgreich dafür eingesetzt, dass für das neu erstellte Zertifikat der Gültigkeitszeitraum in Einklang mit der BSI TR-03116-4 von zwei auf drei Jahre erweitert wird. Dies ist der gesetzlich vorgeschriebene maximale Zeitraum für einen Zertifikatswechsel.

Wie erfahre ich, wie lange mein Zertifikat noch gültig ist?
Sie können das Gültigkeitsdatum nach einer Anmeldung an der Steuerberaterplattform (https://www.bstbk-steuerberaterplattform.de/self-service/) in der Postfachverwaltung einsehen. Sofern Sie eine E-Mail-Benachrichtigung eingerichtet haben, werden Sie über den Ablauf des Zertifikats rechtzeitig informiert. Im Übrigen wird auch die BStBK ab dem 01.04.2025 diejenigen Berufsangehörigen per Mail kontaktieren, bei denen das Zertifikat abgelaufen ist oder demnächst ablaufen wird.  

Wie erneuere ich mein Zertifikat?
Der Prozess zur Erneuerung des Postfachzertifikats entspricht dem der initialen Aktivierung Ihres Postfachs über die Steuerberaterplattform. Wichtig ist, das neue Zertifikat in der verwendeten Fachsoftware bzw. dem COM Vibilia StB-Edition Client zu hinterlegen.

Für den genauen Ablauf empfehlen wir folgendes Hilfedokument und das Klick-Tutorial:

Sofern Sie nicht den COM Vibilia StB-Edition Client nutzen, wenden Sie sich im Falle konkreter Fragen bitte an den Support Ihres Fachsoftwareherstellers.

Was passiert, wenn ich mein Zertifikat nicht erneuere?
Sofern Sie Ihr Zertifikat nicht rechtzeitig erneuern, können Sie Ihr Postfach nicht mehr nutzen. Nehmen Sie den Wechsel daher bitte rechtzeitig vor um Ihrer gesetzlichen Pflicht nachzukommen.

Gibt es Weiteres zu beachten?
Wir empfehlen, die automatische E-Mail-Benachrichtigung in der genutzten Fachsoftware fürs beSt einzurichten, damit Sie keine weiteren Aktualisierungen etc. verpassen. Falls Sie bereits eine E-Mail-Benachrichtigung eingerichtet haben, beachten Sie bitte, dass diese nach dem Zertifikatswechsel erneuert werden muss. Bitte beachten Sie auch die notwendige Aktualisierung der AusweisAPP auf die neueste Version.

Wofür das alles, ich benötige überhaupt kein beSt, oder?
Es besteht eine aktive und passive Nutzungspflicht des beSt. Gem. § 86c Abs. 1 StBerG sind die Mitglieder der Steuerberaterkammer sowie die nach § 76a Abs. 2 StBerG in das Berufsregister eingetragenen Berufsausübungsgesellschaften verpflichtet, sich bei der Steuerberaterplattform mit dem für sie eingerichteten Nutzerkonto zu registrieren. Eine Nichtinbetriebnahme stellt daher eine Berufspflichtverletzung dar.

Ich führe keine Verfahren vor dem Finanzgericht, also fällt doch gar nicht auf, dass ich nicht registriert bin, oder?
Die zuständige Steuerberaterkammer erhält monatlich eine Auswertung, welche Kammermitglieder nicht registriert sind. Zudem melden Gerichte oder z.B. andere Berufsangehörige, dass sie Kammermitglieder nicht über das beSt anschreiben können.

Dies stellt die Kammer auch im Rahmen von allgemeinen Beschwerden, Berufsregisterangelegenheiten oder bei der Geldwäscheaufsicht fest. Mitglieder, die in konkreten Angelegenheiten mit der Nichtregistrierung auffallen, werden im Rahmen der Berufsaufsicht angeschrieben.

Was passiert, wenn ich mich weiterhin nicht registriere?
Bislang erfolgte ein Aufgreifen erst bei spezifischen Beschwerden. Die Mitglieder wurden im Rahmen der Berufsaufsicht angeschrieben und an die passive und aktive Nutzungspflicht erinnert. Im Falle der umgehenden Nachholung der Registrierung wurde regelmäßig keine Maßnahme der Berufsaufsicht verhängt.

Über zwei Jahre nach Inbetriebnahme des Verfahrens und Inkrafttreten der Verpflichtung hat der Kammervorstand jedoch aktuell beschlossen, dass die fortgesetzte Nichtbeachtung der beruflichen Pflicht grundsätzlich mit Maßnahmen der Berufsaufsicht geahndet werden muss. In Betracht kommen insbesondere das Rügeverfahren oder bei hartnäckiger Verweigerung auch ein berufsgerichtliches Ermittlungsverfahren.

Sollten Sie daher noch keine Registrierung vorgenommen haben, kümmern Sie sich bitte umgehend darum und denken Sie neben der Aktivierung Ihres persönlichen Postfachs auch an die Aktivierung des Postfachs Ihrer Berufsausübungsgesellschaft, sofern Sie in einer solchen organisiert sind. Um sich auf der Steuerberaterplattform erfolgreich registrieren zu können, ist ein Registrierungscode (9-stelliger Schlüssel) erforderlich, der 2023 postalisch erstmalig an alle Berufsträger versendet wurde. Dieser Registrierungscode ist inzwischen durch Zeitablauf ungültig geworden. Sofern Sie einen neuen Registrierungscode benötigen, forden Sie diesen bitte unter service@bstbk-steuerberaterplattform.de oder telefonisch (Tel.: +49 800 / 382 382 3) an. Bitte geben Sie hierbei Ihren vollständigen Namen, Ihre zuständige Steuerberaterkammer (Steuerberaterkammer Hessen) und Ihre Mitgliedsnummer sowie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse an.

Ich habe mich registriert und nun?
Kammerseits wird regelmäßig festgestellt, dass Nachrichten über beSt vom Empfänger nicht abgerufen werden.

Bitte denken Sie daran Ihr Postfach auch regelmäßig auf den Eingang von Nachrichten zu überprüfen! BeSt-Nachrichten gelten als zugegangen und zwar unabhängig davon, ob sie gelesen werden oder nicht.

Wie oben bereits ausgeführt, empfiehlt es sich daher dringlich, die automatische E-Mail-Benachrichtigungsfunktion zu aktivieren, um etwaigen Fristversäumnissen vorzubeugen.

Weitere Informationen:
Bitte wenden Sie sich bei allen technischen Fragen rund um die Verlängerung des  Zertifikats sowie gegebenenfalls der Erstregistrierung an die Servicestelle der BStBK (service@bstbk-steuerberaterplattform.de; Tel.: +49 800 / 382 382 3). Eine Zwischenschaltung der StBK Hessen wäre nicht zielführend und könnte zu Missverständnissen und Verzögerungen führen. Empfehlenswert sind auch die Informationsseiten der BStBK im Internet (https://steuerberaterplattform-bstbk.de/). Ebenfalls bitten wir Sie zu beachten, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kammergeschäftsstelle der StBK Hessen keine Stellungnahmen zu berufspolitischen Fragen im Zusammenhang mit dem beSt bzw. der Steuerberaterplattform oder zur Frage der individuell zu erwartenden Sanktionierung durch die zuständige Vorstandsabteilung bei Untätigkeit abgeben können.