BStBK: Neuauflage Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen 2.0

Ab sofort steht die Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen (2.0) in einer aktualisierten und redaktionell überarbeiteten Fassung zur Verfügung. Damit ersetzt sie die vorhergehende Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege (Stand: April 2018).

Mit der Veröffentlichung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) am 28. November 2019 auf der Webseite des BMF ist die Muster-Verfahrensdokumentation neu aufgelegt und um den Themenbereich des mobilen Scannens erweitert worden. Die Finanzverwaltung gestattet nunmehr das mobile Scannen, also das Abfotografieren von Belegen mit einem Smartphone, und auch das Speichern von Belegen in der Cloud.

Die Muster-Verfahrensdokumentation wurde als Hilfestellung gemeinsam von der Bundessteuerberaterkammer und dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. erarbeitet. Sie gibt den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen Musterformulierungen zum Umgang mit digitalisierten Belegen und zur Organisation und Dokumentation dieser Prozesse. In der Muster-Verfahrensdokumentation werden die einzelnen Verfahrensschritte der Belegbearbeitung vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung für das zentrale und das mobile Scannen beschrieben. Außerdem werden weitere Anforderungen formuliert, wie z. B. die genaue Unterweisung der mit dem zentralen und mobilen Scannen betrauten Mitarbeiter, die Festlegung der für das Scannen verwendeten Hard- und Software, die Zuständigkeiten für die einzelnen Verfahrensschritte und die Anforderungen für ein internes Kontrollsystem.

Erstmals enthalten ist auch eine Musterformulierung zur Einweisung der Mitarbeiter in die Digitalisierungsverfahren.

Die aktualisierte Muster-Verfahrensdokumentation ist unter www.bstbk.de oder auf unserer Website abrufbar.

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